Jakarta, gradasigo - Banyak mahasiswa, terutama mahasiswa baru, merasa bahwa kebiasaan belajar yang dilakukannya sudah memadai. Manajemen waktu yang dilakukan sudah efisien. Terbukti di SMA dulu mereka adalah murid terpandai atau setidaknya tidak pernah merasa kesulitan mendapatkan nilai yang baik.

Kemudian seiring dengan berjalannya waktu, beberapa diantara mahasiswa ini menyadari bahwa nilai yang diperoleh tidaklah secermelang seperti ketika di SMA. Nilai A atau B sepertinya sulit dijangkau. Mengapa? Apa sebenarnya yang terjadi? Salah satu jawabannya mungkin karena keterampilan belajar, termasuk manajemen waktunya, kurang efektif.

Kuliah di perguruan tinggi memang berbeda dengan belajar di SMA, karena itu manajemen waktu yang ada mestinya turut disesuaikan.

Siklus Manajemen Waktu

Salah satu sistem manajemen waktu yang bisa dipilih oleh mahasiswa adalah menggunakan sistem siklus pada setiap tahun ajaran atau setiap semester. Itulah sebabnya sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai manajeman waktu.

Umumnya sistem ini dimulai dengan menetapkan tujuan (goal setting) untuk mengukuhkan konteks bagi manajemen waktu atau dapat disebut juga sebagai tahap pertama.

Tahap kedua adalah menelusuri penggunaan waktu dan membangun kesadaran tentang bagaimana akan menghabiskan waktu. Tahap ketiga adalah membuat rencana, dan ini termasuk membuat to do list, rencana mingguan, rencana bulanan, dan rencana semesteran.

Tahap keempat adalah memantau (self monitoring) apa yang telah dikerjakan. Pada tahap ini menilai seberapa baik menjalankan rencana, seberapa akurat membuat rencana, seberapa tepat menduga kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan sebagainya.

Tahap akhir dari siklus manajemen waktu ini adalah pergeseran dan penyesuaian waktu dimana melakukan koreksi terhadap sistem yang berjalan sebelum memulai siklus yang baru.

Langkah untuk Meningkatkan Manajemen Waktu

Di awal telah disebutkan bahwa, mula-mula harus menetapkan tujuan. Apakah punya target yang ingin dicapai pada semester sekarang? Jika sudah yakin dengan tujuan dan target yang ingin diraih pada semester ini, maka sudah bisa memulai membuat jadwal semester.  

1. Membuat Jadwal Semester

a. Catat tugas mata kuliah yang telah diketahui: paper, proyek penelitian, kuis, dan sejenisnya. Mencatat tugas pada setiap awal semester, mengetahui kapan membutuhkan waktu lebih banyak untuk kegiatan akademik dan kapan punya waktu lebih longgar untuk aktivitas lainnya.

b. Catat aktivitas ko-kurikuler termasuk hari kerja (jika bekerja), pertemuan atau rapat organisasi, aktivitas sosial, jadwal keluar kota (pulang kampung di akhir pekan atau liburan), dan sejenisnya. Mencatat aktivitas ko-kurikuler memungkinkan kita mendapat gambaran yang lebih akurat tentang seberapa penuh atau seberapa luang jadwal selama satu semester. Aktivitas non akademik ini penting untuk menciptakan keseimbangan pada jadwal.

Penting untuk diingat bahwa setelah kita mempunyai jadwal kegiatan semesteran, kita perlu memperbaharui jadwal semester secara berkala. Perubahan tenggat waktu pengumpulan tugas misalnya, atau tugas matakuliah yang baru dan aktivitas lain yang perlu direncanakan, menyebabkan jadwal harus dikoreksi dan diperbaharui. Mempunyai jadwal semester yang akurat penting untuk tahap berikutnya dari proses ini, yaitu merencanakan beban kerja mingguan. 

2. Menilai dan Merencanakan Jadwal Mingguan

a. Buat daftar apa yang harus dikerjakan dalam minggu depan, termasuk tugas kuliah, praktikum, kuis. Buatlah daftar ini inklusif, karena segala sesuatu membutuhkan waktu, apakah itu membaca satu bab, mengerjakan soal latihan, atau menulis outline untuk makalah penelitian

b. Masukkan dalam daftar apa yang harus dikerjakan minggu itu: aktivitas ko-kurikuler, jam kerja, olah raga, makan, dan kumpul dengan teman. Aktivitas sehari-hari dan aktivitas ko-kurikuler penting dan menciptakan keseimbangan hidup, walaupun itu berarti mengambil waktu belajar. Mempersiapkan makan dan mandi, misalnya, atau menghadiri rapat organisasi bisa menghabiskan waktu sebanyak waktu untuk membaca satu bab buku ajar

c. Estimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan. Setiap aktivitas membutuhkan waktu yang berbeda, sehingga penting sekali untuk mengestimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan dan menyediakan waktu untuk tugas tersebut. Bila kita tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, lebih baik mengestimasikan waktu secara konservatif. Jika kita dapat menyelesaikan waktu 30 menit lebih cepat dari yang kita perhitungkan, kita dapat menggunakan waktu sisanya untuk mengerjakan apapun yang kita suka, tetapi jika kita tidak dapat menyelesaikan dalam waktu yang telah direncanakan maka kita harus mengambil waktu dari kegiatan lain untuk menyelesaikan tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan.

d. Identifikasi pada hari apa setiap tugas akan diselesaikan, selalu ingat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas itu dan hal-hal lain yang juga harus dikerjakan pada hari itu. Dengan melihat jadwal minggu itu dan menyadari apa saja yang harus dikerjakan setiap harinya, tenggat tidak akan terlewati. Kita dapat membuat penyesuaian pada minggu tersebut, misalnya, jika kita melihat ada tugas yang membutuhkan waktu 6 jam untuk menyelesaikannya padahal hanya ada waktu tiga jam sebelum tenggat. 

Membuat jadwal minggu berikutnya setiap jumat petang atau jumat malam adalah suatu kebiasaan yang baik. Karena jika minggu berikutnya jadwal sangat padat, maka akan sangat membantu jika menyelesaikan sebagian tugas pada akhir pekan itu agar tekanan pada minggu yang akan datang berkurang.

3. Jadwal Setiap Hari

Tulis jadwal harian pada setiap pagi. Termasuk tugas-tugas yang belum selesai dari hari sebelumnya. Pembuatan jadwal harian ini hanya membutuhkan beberapa menit saja karena kita sudah mempunyai jadwal mingguan sebagai pedoman. Gunakan kartu indeks atau buku kecil atau notes untuk mencatat jadwal harian ini agar kita dapat membawanya kemana-mana dan memeriksanya setiap saat untuk menkitai tugas mana saja yang sudah diselesaikan.

Berikan skala prioritas untuk setiap tugas harian yang telah ditulis. Beberapa aktivitas harus dikerjakan hari itu dan sebagian lagi mungkin merupakan opsional untuk diselesaikan hari itu. Kita dapat menggunakan sistem A,B, C untuk memberi prioritas pada setiap tugas. A diberikan pada tugas yang harus diselesaikan pada hari itu dan C adalah opsional, sedangkan B penting tetapi tidak sepenting A. Cobalah untuk menyelesaikan semua tugas A sebelum mulai mengerjakan tugas B, dan akhirnya yang C. Cara ini dapat mengurangi tingkat stress karena beban tugas yang cukup banyak.

4. Evaluasi Setiap Jadwal

Evaluasi jadwal setiap pagi. Tanyakan pada diri sendiri apakah jadwal hari itu cukup realistis. Tuliskan berapa jam setiap tugas akan diselesaikan. Jika dirasa tidak mungkin diselesaikan, buang beberapa tugas dengan prioritas B dan C dari jadwal

Evaluasi jadwal setiap malam. Apakah semua tugas dalam daftar telah diselesaikan? Jika tidak, mengapa? Apakah karena jadwalnya tidak realistis atau manajemen waktunya yang tidak efektif? Apa penyesuaian yang bisa dilakukan agar di lain waktu kita dapat membuat jadwal yang lebih baik?

Mengupayakan agar Manajemen Waktu Berjalan dengan Baik 

Menurut sistem kredit semester (SKS) mahasiswa belajar setidaknya dua jam di luar kelas untuk setiap jam belajar di kelas (ada universitas yang merekomendasikan lebih dari dua jam!). Jika seorang mahasiswa mengambil 18 SKS, yang berarti kuliah di kelas 18 jam per minggu, maka mahasiswa tersebut harus belajar sedikitnya 36 jam per minggu di luar kelas secara mandiri. Jadi mahasiswa tersebut harus merencanakan total jam belajar di kelas dan di luar kelas sebanyak 54 jam per minggu.

Pada awal penjelasan, kita sudah mengidentifikasi lima kegiatan yang paling banyak menyita waktu kita. Nah, apakah kita siap untuk mengurangi atau mengganti aktivitas yang kita rasa dapat menggagalkan target belajar kita? Berikut adalah beberapa strategi yang mungkin membantu membuat jadwal Kita menjadi efektif dan efesien.

1. Identifikasi waktu terbaik pada setiap harinya.

Apakah Kita termasuk seorang “night person” atau “morning person”? Gunakan kekuatan waktu tersebut untuk belajar. Belajar pada waktu terbaik setiap harinya - apakah itu pagi (jika kita seorang “morning person”) atau malam hari (jika kita seorang “night person”) - memungkinkan kita menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat. 

2. Belajar subyek yang sulit atau membosankan lebih dulu.

Dalam keadaan segar, informasi dapat diproses lebih cepat dan kita jadi lebih menghemat waktu. Alasan lainnya adalah lebih mudah mendapatkan motivasi untuk mempelajari sesuatu yang menyenangkan pada saat lelah daripada mempelajari subyek yang membosankan.

3. Pastikan bahwa lingkungan sekitar kondusif untuk belajar.

Perpustakaan adalah tempat yang baik untuk belajar karena satu-satunya yang bisa dilakukan di perpustakaan adalah belajar. Tetapi jika perpustakaan tidak memungkinkan untuk belajar (karena jam operasi yang terbatas, misalnya), carilah tempat (dan waktu) yang memang benar-benar jauh dari gangguan.

4. Jangan tinggalkan rekreasi dan hiburan.

Kuliah di perguruan tinggi tidak berarti kita harus belajar sepanjang waktu. Kita harus tetap mempunyai kehidupan sosial demi keseimbangan hidup kita. Jadi, tidak ada salahnya kita menjadwalkan berkunjung dan mengobrol dengan teman atau mengerjakan hobi kita yang lain.

5. Usahakan kita punya waktu tidur dan makan yang cukup dan berkualitas.

Tidur seringkali dianggap sebagai “bank” dalam manajemen waktu. Maksudnya, setiap kali kita mendapat tugas yang membutuhkan waktu cukup banyak, kita akan “mengambil” waktu tidur kita untuk mengerjakan tugas. Hal ini jelas tidak efektif karena kita pasti akan memerlukan waktu yang lebih banyak lagi untuk mengerjakan tugas karena tubuh kita kelelahan sehingga kurang konsentrasi. Jadi kebutuhan tidur kita haruslah tetap diperhatikan. 

6. Manfaatkan waktu menunggu atau kombinasikan dua kegiatan.

Jika kita menggunakan transpotasi umum untuk pergi dan pulang dari kampus kita seringkali harus menunggu beberapa menit bahkan beberapa jam di halte atau peron. Mengapa tidak manfaatkan waktu menunggu tersebut untuk membaca? Bawalah catatan atau ringkasan kuliah kemana pun kita pergi dan baca setiap ada kesempatan meskipun hanya satu paragraf. 

Kesimpulan

Saatnya mengendalikan waktu Anda! Terapkan satu atau semua teknik dan strategi manajemen waktu yang sudah Anda buat. Dan Ingat bahwa Anda tidak selalu dapat mengubah segalanya, tetapi Anda dapat memperbaiki cara Anda bereaksi terhadapnya. Semoga Sukses! 

Daftar Pustaka :

Brian Adam, Seni Mengelola Waktu, Bright Publisher, 2020

Cecilia Pretty Grafiani, Seni Manajemen Waktu : Rahasia Bagaimana Orang-Orang Sukses Mengatur Waktu Mereka, Anak Hebat Indonesia, 2022

Tsamrotul ilmi, Manajamen Waktu, Hikam Media Utama, 2024