Palembang, gradasigo – Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan (Pemprov Sumsel) mendeklarasikan komitmennya dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi pemerintahan melalui transformasi digital di bidang kearsipan.

Hal ini ditandai dengan pelaksanaan kegiatan "Pemusnahan Arsip Inaktif Organisasi Perangkat Daerah di Lingkungan Pemprov Sumsel Tahun 2024" dan "Komitmen Bersama Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Tanda Tangan Elektronik (TTE)" di Hotel Beston Palembang, Kamis (3/10/2024).

Acara tersebut dihadiri oleh Penjabat (Pj) Gubernur Sumsel, Elen Setiadi, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang diwakili oleh Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, para kepala perangkat daerah Provinsi Sumatera Selatan, kepala lembaga kearsipan daerah dari 17 kabupaten/kota, serta pejabat struktural dan fungsional arsiparis di lingkungan Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan.

Dalam sambutannya, Pj. Gubernur Sumsel, Elen Setiadi, menekankan pentingnya arsip dalam pelayanan administrasi pemerintahan.

"Arsip merupakan aset berharga bagi pemerintah dan memiliki nilai penting dalam pelayanan administrasi pemerintahan," ujar Elen. "Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik dan tertib sangatlah krusial."

Elen juga mengungkapkan bahwa kegiatan ini merupakan wujud komitmen bersama untuk menunjukkan bahwa Pemprov Sumsel dan pemerintah kabupaten/kota di Sumsel sangat memperhatikan pengelolaan arsip.

Elen meminta seluruh kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dalam sistem persuratan di lingkungan masing-masing.

"Saya sampaikan agar seluruh Kepala OPD untuk melaksanakan sistem persuratan dengan memanfaatkan Aplikasi Srikandi," pintanya. "Dan aplikasi ini tidak akan berjalan bila pejabat struktural tidak melakukan verifikasi, mendisposisi, dan tanda tangan secara elektronik."

Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan, Tarbiyah Yahya, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang tidak berguna, memberikan ruang penyimpanan arsip yang baru, dan mengamankan informasi arsip bagi yang tidak berkepentingan.

"Tujuan kita melakukan pemusnahan arsip hari ini adalah untuk mengurangi volume arsip yang tidak berguna atau penumpukan arsip, memberikan tempat penyimpanan arsip yang baru, dan mengamankan informasi bagi yang tidak berkepentingan," jelasnya.

Pada kesempatan tersebut, dilakukan pemusnahan 42.532 berkas arsip dari tahun 2000-2004 yang berasal dari 12 perangkat daerah.

Elen Setiadi juga meminta Pemprov Sumsel untuk terus melakukan pengawasan kearsipan guna mengetahui Indeks Kearsipan Instansi Pemerintah dalam menerapkan reformasi birokrasi.

"Secara nasional, Indeks Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2023 menempati peringkat 10 dari 34 provinsi di Indonesia," ungkap Elen. "Ini merupakan pencapaian yang baik, namun kita harus terus berupaya untuk meningkatkannya."

Manfaat SRIKANDI dan TTE

Penerapan SRIKANDI dan TTE diharapkan dapat memberikan banyak manfaat, di antaranya:

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik.
• Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel.
• Menjamin keamanan informasi dan kerahasiaan arsip.
• Mengurangi biaya dan ruang penyimpanan arsip.

Rini, mengapresiasi komitmen Pemprov Sumsel dalam meningkatkan kualitas kearsipan.

"Kami mengapresiasi Pemprov Sumsel yang telah berkomitmen dalam menerapkan SRIKANDI dan TTE," ujar Rini. "Semoga upaya ini dapat dilanjutkan dan ditingkatkan agar pengelolaan arsip di Sumsel semakin baik."

Rini juga mengingatkan pentingnya pemusnahan arsip yang sesuai dengan kaidah dan peraturan yang berlaku.

"Pemusnahan harus sesuai kaidah-kaidah dan peraturan yang berlaku sehingga kita hanya akan menyimpan arsip yang memiliki nilai guna saja," katanya.

Rini menekankan bahwa pemerintah kabupaten/kota juga memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan arsip.

"Pemerintah kabupaten/kota memiliki tanggung jawab untuk menyelamatkan arsip yang akan membentuk memori kolektif bangsa," ujarnya. "Pengelolaan arsip yang baik juga diharapkan dapat mendukung pelayanan publik yang lebih baik."

Implementasi SRIKANDI dan TTE di lingkungan Pemprov Sumsel merupakan langkah strategis dalam mewujudkan transformasi digital di bidang kearsipan.

Dengan adanya sistem kearsipan yang terintegrasi dan tanda tangan elektronik, diharapkan pelayanan administrasi pemerintahan dapat lebih efisien, efektif, dan transparan.